Rúllandi spár eru ekkert nýtt af nálinni en ég verð að benda á að flest hótel nota þær ekki, og þau ættu það sannarlega að gera. Þetta er ótrúlega gagnlegt tól sem er bókstaflega gulls ígildi. Það sagt, það vegur ekki mikið en þegar þú byrjar að nota eitt er það ómissandi tól sem þú verður að eiga í hverjum mánuði, og áhrif þess og mikilvægi öðlast venjulega þyngi og skriðþunga á síðustu mánuðum ársins. Eins og söguþráðurinn í góðri glæpasagnasögu getur þetta tekið skyndilega stefnu og leitt til óvæntrar endi.
Til að byrja með þurfum við að skilgreina hvernig við búum til hlaupandi spá og benda á bestu starfsvenjur við gerð hennar. Síðan viljum við skilja hvernig við miðlum niðurstöðum hennar og að lokum viljum við sjá hvernig við getum notað hana til að breyta fjárhagslegri stefnu, sem gefur okkur enn og aftur tækifæri til að búa til tölur okkar.
Í upphafi verður að vera fjárhagsáætlun. Án fjárhagsáætlunar getum við ekki haft hlaupandi spá. Ítarlega 12 mánaða hótelfjárhagsáætlun sem deildarstjórar taka saman, fjármálastjóri sameina og vörumerkið og eigendurnir samþykkja. Það hljómar vissulega einfalt og auðvelt en það er allt annað en auðvelt. Lestu bloggfærslu í hliðarstikunni um hvers vegna það tekur svona „bölvað langan tíma“ að búa til fjárhagsáætlun hér.
Þegar fjárhagsáætlunin hefur verið samþykkt er hún læst varanlega og engar frekari breytingar eru leyfðar. Hún helst óbreytt að eilífu, næstum eins og loðinn mammút frá löngu gleymdri ísöld, hún mun aldrei breytast. Það er hlutverkið sem rúllandi spár gegna. Þegar við göngum inn í nýja árið eða mjög seint í desember, allt eftir áætlun vörumerkisins, þá munuð þið spá fyrir janúar, febrúar og mars.
Grunnurinn að spánni fyrir 30, 60 og 90 daga er vissulega fjárhagsáætlunin, en nú sjáum við landslagið fyrir framan okkur miklu skýrar en við gerðum þegar við skrifuðum fjárhagsáætlunina í, segjum, ágúst/september. Við sjáum nú herbergin í bókhaldinu, hraðann, hópana og verkefnið sem fyrir liggur er að spá fyrir um hvern mánuð eins vel og við getum, en samt sem áður hafa fjárhagsáætlunina til samanburðar. Við berum okkur líka saman við sömu mánuði síðasta árs til að fá marktækan samanburð.
Hér er dæmi um hvernig við notum hlaupandi spá. Segjum að við höfum gert fjárhagsáætlun um REVPAR í janúar upp á $150, febrúar $140 og mars $165. Nýjasta spáin sýnir að við erum nokkuð nálægt en dregjumst aftur úr. REVPAR í janúar upp á $130, febrúar $125 og mars $170. Þetta er blanda af fjárhagsáætlun, en greinilega erum við á eftir í takti og tekjumyndin er ekki góð. Svo, hvað gerum við núna?
Nú snúum við stefnunni og áherslan færist frá tekjum yfir í Repúblikanaflokkinn. Hvað getum við gert til að draga úr hagnaðartapi á fyrsta ársfjórðungi miðað við spá um lækkun tekna samanborið við fjárhagsáætlun? Hvað getum við frestað, tafið, minnkað eða útrýmt í rekstri okkar þegar kemur að launavinnslu og útgjöldum á fyrsta ársfjórðungi sem mun hjálpa okkur að draga úr tapinu án þess að drepa sjúklinginn? Sá síðasti hluti er mikilvægur. Við þurfum að vita í smáatriðum hvað við getum kastað af sökkvandi skipi án þess að það springi í andlitið á okkur.
Það er sú mynd sem við viljum skapa og stjórna. Hvernig getum við haldið hlutunum eins saman og mögulegt er í niðurstöðunni, jafnvel þegar tekjulínan gengur ekki eftir eins og við höfðum áætlað í fjárhagsáætluninni? Mánaðarlega fylgjumst við með og aðlögum útgjöld okkar eins mikið og mögulegt er. Í þessu tilfelli viljum við bara koma út úr fyrsta ársfjórðungi með megnið af húðinni ennþá á. Þetta er rútínandi spáin í verki.
Í hverjum mánuði uppfærðum við næstu 30, 60 og 90 daga myndina og á sama tíma fyllum við út „raunverulegu mánuðina“ svo við höfum sífellt víðtækari sýn fram á sjóndeildarhringinn að lokamarkmiðinu - fjárhagsáætlun Repúblikanaflokksins í lok ársins.
Notum aprílspána sem næsta dæmi. Við höfum nú rauntölur fyrir janúar, febrúar og mars! Ég sé nú tölurnar frá því í mars árið 2000 og við erum á eftir tekjum og þjóðarbúskap miðað við fjárhagsáætlun, auk nýjustu spár fyrir næstu 3 mánuði og loksins fjárhagsáætlunartölur fyrir síðustu 6 mánuði. Allan tímann er ég að fylgjast með árangrinum – árslokum. Spáin fyrir apríl og maí er sterk en júní er veik og sumarið er enn of langt í burtu til að verða of spennt. Ég tek nýjustu spátölur mínar fyrir apríl og maí og sé hvar ég get bætt upp fyrir veikleika fyrsta ársfjórðungs. Ég hef líka mikla áherslu á júní, hvað getum við lokað og rétta stærð svo við getum komist í gegnum fyrri helming ársins á eða mjög nálægt fjárhagsáætlun þjóðarbúskapar.
Í hverjum mánuði gerum við uppfærslu á öðrum mánuði og skrifum spá okkar. Þetta er ferlið sem við fylgjum allt árið.
Við skulum nota septemberspána sem næsta dæmi. Ég hef nú niðurstöður ágústmánaðar frá árinu 2000 og staðan fyrir september er góð, en október og sérstaklega nóvember eru langt á eftir, sérstaklega hvað varðar hraða hópsins. Hér vil ég safna liði. Samband Repúblikanaflokksins við fjárhagsáætlun frá og með 31. ágúst er mjög nálægt. Ég vil ekki tapa þessum leik á síðustu fjórum mánuðum ársins. Ég legg allt í sölu- og tekjustjórnunarteymi mín. Við þurfum að setja tilboð á markaðinn til að bæta upp veika mynd hópsins. Við þurfum að tryggja að skammtímaáherslan sé rétt. Hvað getum við gert til að hámarka tekjur og lágmarka útgjöld?
Þetta er ekki flókin hugmynd, heldur hvernig við stjórnum fjárhagsáætluninni. Við notum hlaupandi spár til að halda okkur eins nálægt fjárhagsáætlun þjóðarinnar og mögulegt er í lok ársins. Þegar við vorum á eftir tvöfölduðum við hugmyndir að kostnaðarstýringu og tekjum. Þegar við vorum á undan einbeittum við okkur að því að hámarka flæði í gegn.
Í hverjum einasta mánuði, fram að desemberspánni, dansum við sama dansinn með hlaupandi spá okkar og fjárhagsáætlun. Þannig stjórnum við á áhrifaríkan hátt. Og svo gefumst við aldrei upp. Nokkrir slæmir mánuðir þýða vissulega að það er frábær mánuður framundan. Ég hef alltaf sagt: „Að stjórna fjárhagsáætluninni er eins og að spila hafnabolta.“
Leitið að væntanlegri grein sem ber heitið „Reykur og speglar“ um hvernig hægt er að lofa of litlum árangri í árslok og of miklu og fylla skápana á sama tíma.
Hjá Hotel Financial Coach aðstoða ég hótelstjóra og teymi með þjálfun í fjárhagslegri forystu, veffundum og vinnustofum. Að læra og beita nauðsynlegri forystuhæfni í fjárhagslegri forystu er hraðbrautin að meiri árangri í starfi og aukinni persónulegri velgengni. Ég bæti verulega árangur einstaklinga og teyma með sannaðri ávöxtun fjárfestingarinnar.
Hringdu eða skrifaðu í dag og bókaðu ókeypis umræðu um hvernig þú getur skapað fjárhagslega þátttöku í stjórnendateymi á hótelinu þínu.
Birtingartími: 13. september 2024
